Kassenbon aufbewahren: Wie lange muss ich Belege behalten?

Jeder kennt das Problem: Die Schublade quillt über vor Kassenbons und Quittungen. Aber welche Belege musst du wirklich aufbewahren – und wie lange? Wir klären die wichtigsten Fristen und zeigen, wie du deine Belege smart digital archivierst.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Als Privatperson gibt es keine gesetzliche Pflicht, jeden Kassenbon aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, Belege für größere Anschaffungen mindestens 2 Jahre zu behalten – so lange gilt die gesetzliche Gewährleistung. Bei Handwerkerleistungen am Haus solltest du die Rechnung sogar 5 Jahre aufheben (§ 14b UStG). Energieabrechnungen, Mietverträge und Kontoauszüge behältst du am besten 3–4 Jahre.

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige & Unternehmen

Für Selbstständige und Unternehmen gelten strenge Regeln: Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Handelsbriefe und Angebote reichen 6 Jahre. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Thermopapier verblasst – digital ist besser

Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft schon nach wenigen Monaten. Das ist ein echtes Problem, wenn du den Beleg für eine Garantie oder Steuererklärung brauchst. Die Lösung: Belege sofort nach dem Kauf digital erfassen. Mit Reciepto fotografierst du deinen Kassenbon einfach ab – die KI erkennt automatisch Betrag, Datum und Kategorie. So hast du alle Belege sicher in der Cloud und kannst sie jederzeit wiederfinden.

So organisierst du deine Belege mit Reciepto

Statt Schuhkartons voller Zettel nutzt du Reciepto als digitale Belegablage. Jeder Beleg wird automatisch kategorisiert, du siehst deine Ausgaben nach Monaten sortiert und kannst alles als PDF oder DATEV-Export herunterladen. Ob Supermarkt-Quittung oder Handwerkerrechnung – alles an einem Ort, durchsuchbar und sicher.